POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LA SOCIEDAD OSSA
ABOGADOS CONSULTORES ASOCIADOS S.A.S.
| Razón Social | OSSA ABOGADOS CONSULTORES ASOCIADOS SAS |
| Domicilio Principal | Barranquilla, Atlántico |
| Dirección | Carrera 51B #85-74 OF. 112 |
| Teléfono | 3204003114 |
| Correo Electrónico | gerencia@ossaabogados.co |
I. SUSTENTO NORMATIVO:
La política para el tratamiento de datos personales es realizada de conformidad a lo regulado por la Constitución Política, la Ley 1581 del 2012, Decreto Reglamentario 1377 del 2013 y en general, por la normatividad
aplicable, objeto de aplicación por la sociedad responsable, encaminada a regular la recolección, almacenamiento, circulación, supresión y demás acciones constitutivas de tratamiento de datos personales.
II. OBJETIVO
Esta Política será aplicable a todos los titulares de datos personales que sean tratados por OSSA ABOGADOS CONSULTORES ASOCIADOS SAS.
III. DEFINICIONES:
Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en la presente Política y de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente sobre la materia, se entiende por:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante (cámara de comercio) o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
IV. PRINCIPIOS
Todo tratamiento de datos personales se regirá los principios y reglas establecidas en la Ley y en esta Política.
V. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
La sociedad OSSA ABOGADOS CONSULTORES ASOCIADOS S.A.S, podrá recolectar la información personal por diferentes canales y harán uso de los datos personales para: a) El desarrollo del vínculo contractual existente entre la sociedad responsable y sus clientes, proveedores y/o trabajadores; b) Suministro de bienes o servicios requeridos por sus clientes, proveedores y/o trabajadores; c) Encuestar y evaluar la calidad del servicio, el cual es determinado con base al objeto contractual convenido; d) Llevar a cabo labores de publicidad, ofertas, y convocatorias de los bienes y/o servicios prestados por la empresa responsable a los diferentes titulares; e) Analizar hábitos de consumo de los clientes; f) Comunicar información comercial sobre productos, servicios, eventos y promociones comerciales para promover las distintas actividades de Marketing desplegadas por la sociedad responsable; g) La ejecución de los distintos procedimientos de selección, evaluación y vinculación, de sus trabajadores y/o proveedores; h) Registro y control de información de sus trabajadores y/o pensionados para una óptima relación laboral; i) Suministrar la base de datos a la (s) entidad (es) controlante (s), tales como; I) Los indicados en la autorización de datos personales, personas naturales y personas jurídicas de la sociedad responsable, II) Los recolectados directamente en la empresa responsable y/o en los puntos de ventas, III) Tomados de los documentos suministrados por los diferentes titulares, IV)
Videograbaciones realizadas dentro o fuera de las instalaciones de la sociedad responsable utilizados para fines de seguridad y como prueba en cualquier proceso; j) Los fines señalados en el documento de Autorización de Datos Personales, personas naturales o personas jurídicas, debidamente suscrito por su (s) titular (es).
La información relacionada solo será tratada para los fines señalados, por lo tanto no podrá, divulgarse, venderse o licenciarse, salvo que: a) Exista autorización expresa; b) Necesidad por parte de los contratistas para prestar los servicios encomendados; c) Sea necesario para el desarrollo del objeto social de la entidad responsable; d) La información se encuentre relacionada con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; e) Por disposición de la ley.
La Sociedad que recolecte la información podrá encargar el tratamiento de la respectiva información a terceros, a los cuales se les advertirá sobre la obligación de proteger la información personal a tratar, no estará permitido el uso de la información personal para propósitos particulares, la cual no podrá divulgarse.
i. Vigencia
Las bases de datos tendrán una vigencia que podrá ser ilimitada.
ii. Enlaces a terceros
Este sitio web pudiera contener enlaces a otros sitios que pudieran ser de su interés.
Una vez que usted de clic en estos enlaces y abandone nuestra página, ya no tenemos control sobre al sitio al que es redirigido y por lo tanto no somos responsables de los términos o privacidad ni de la protección de sus datos en esos otros sitios terceros.
Dichos sitios están sujetos a sus propias políticas de privacidad por lo cual es recomendable que los consulte para confirmar que usted está de acuerdo con estas.
VI. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE
TRATAMIENTO:
Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado, en el presente contexto, se les garantizarán los siguientes derechos: a) DERECHO DE ACCESO: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales contenidos en la base de datos de la sociedad responsable, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, o una vez se modifiquen cualquiera de las condiciones contenidas en el presente documento, que requieran nuevas consultas; b) DERECHOS ARCO: derechos de acceso, rectificación/ actualización, cancelación, supresión, y oposición, de los datos personales del titular; c) Derecho a recibir un ejemplar de la Autorización de Datos Personales suscrita por el titular, salvo, en los eventos que por disposición legal no se requiera autorización; d) DERECHO DE INFORMACION: en relación al uso de datos personales por parte de la sociedad responsable; Parágrafo Primero: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos se requiere demostrar la titularidad de la información o bien, acreditar la representación del titular, de ser el caso. Parágrafo Segundo: Los menores de edad se encontrarán representados por aquellos autorizados por la Ley para tal actuación.
VII. PROCEDIMIENTO INTERNO PARA GARANTIZAR LA EFECTIVIDAD DE LOS
DERECHOS DEL TITULAR:
OSSA ABOGADOS CONSULTORES ASOCIADOS, solicitará al titular de la información su autorización para el tratamiento de los datos recolectados, documento en el que se determinará la finalidad correspondiente. La sociedad responsable utilizará canales manuales o automatizados, que servirán como medio de prueba y la autorización se encontrará vigente por el término necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud de la información, en observancia de las disposiciones legales que rigen la materia. En este sentido, una vez se suscriba el correspondiente documento, la información del titular será almacenada en la base datos de la entidad responsable, para el tratamiento correspondiente, a la cual su titular podrá acceder, según lo determinado en la presente política, siempre que certifique la titularidad de la misma o de ser un tercero acredite la representación del titular.
En caso que el titular de la información no conozca la presente política de tratamiento, la sociedad responsable publicará en www.ossaabogados.co el aviso de privacidad anexo al presente documento, igualmente OSSA ABOGADOS CONSULTORES ASOCIADOS S.A.S podrá almacenar, usar suprimir o cancelar durante un tiempo razonable, determinable con base al objeto de la relación contractual y al propósito que justificó el suministro de los datos, atendiendo la naturaleza de la información utilizada, cumplido el propósito, OSSA ABOGADOS CONSULTORES ASOCIADOS S.A.S procederá a suprimir y/o cancelar los datos personales en su posesión, salvo que requiera conservarse para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
VIII. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS
DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL:
El área de Servicio al Cliente de OSSA ABOGADOS CONSULTORES ASOCIADOS S.A.S, será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular de la información en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral III de la presente política. Para tales efectos, el titular o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 A.M. a 5:00 P.M. al correo electrónico gerencia@ossaabogados.co, llamar a la línea 3204003114, o radicarla en las siguientes direcciones que correspondientes a nuestras oficinas en Barranquilla Carrera 1B #85-74 Of. 112.
El PQR deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
IX. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA:
La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales rige a partir de la fecha de su expedición.
X. MODIFICACIONES
Esta Política podrá ser modificada por OSSA ABOGADOS CONSULTORES ASOCIADOS S.A.S. cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. De lo contrario, serán comunicadas previamente a los Titulares.